Gravity Forms

Mit dem Plugin Gravity Forms erstellen Sie in WordPress schnell Formulare. Per Drag & Drop ziehen Sie die einzelnen Felder an die gewünschte Stelle gezogen und fügen Sie so ein.

Demo-Formulare

So sieht das aus: → Gravity-Forms Beispielformulare

So erstellen Sie Formulare mit Gravity Forms

Sie brauchen keine Shortcodes mehr, alles funktioniert per drag & drop, also "ziehen und fallenlassen". Hier eine kurze Tour durch die Formularerstellung, Verwendung und Abschluß.

Video: Kleine Tour durch Gravity Forms

1. Aktivieren Sie Gravity Forms im Dashboard →JGU Tools → Plugins
2. Stöbern Sie durch die bereits vorhandenen Formulare
3. Laden Sie ein Formulartemplate und bauen Sie darauf auf
4. Legen Sie Felder an
5. Stellen Sie das Aussehen, die Laufzeit und Anzeige-Einschränkungen des Formulars ein.
6. Definieren Sie, was der Formular-Besucher als Bestätigung nach dem Ausfüllen als Rückmeldung erhalten soll (Standard ist eine kurze Rückmeldung auf der Webseite)
7. Definieren Sie, was Sie als Benachrichtigung bekommen möchten
8. Betten Sie das Formular in eine Seite ein (vermeiden Sie den embed-Knopf)
9. Testen Sie das Formular
10. Änderung der Datenschutz-Seite: welche persönlichen Daten erheben Sie zu welchem Zweck und bis wann bewahren Sie sie auf?
11. Was kann ich mit den Formularrückgaben machen?
12. Ende der Formularlaufzeit (bei Anmeldungen): Formular auf inaktiv setzen
13. Datensparsamkeit: Daten aus Formular entfernen

Mit Benutzerdaten befüllte Felder

Voraussetzung ist, dass die Seite, in die Sie das Formular einbauen, per JGU-Auth geschützt ist. Kurz gesagt, fügen Sie unten auf der Seite in das Feld Zugriffsbeschränkungen für Gruppen des Active Directory "alle" ein.

Ist ein Benutzer über JGU-Auth authentisiert, können Sie in einzeilige Felder automatisch  folgendes in das Formular einblenden:

• jgu_mail
• jgu_matrikel
• jgu_vorname
• jgu_nachname
• jgu_username

Beispiel E-Mail aus dem Active Directory vorausgefüllt:

Im Feld "Einzeiliger Text" auf "Erweitert", den Haken bei "Erlaube die dynamische Befüllung dieses Feldes" einschalten und bei Parametername jgu_mail eingeben

Zum Testen dieser Funktionen wählen Sie sich in einem anderen Browser in die Seite ein oder öffnen ein neues incognito-Fenster. Sie dürfen dafür nicht in WordPress eingelogged sein, denn sonst sehen Sie die Übernahme der Daten nicht!

Im Downloadbereich finden Sie ein Beispiel für vorausgefüllte Felder. Dies importieren Sie und starten von dort.

Rückmeldungen

Was passiert, nachdem das Formular abgeschickt wurde? Nach Absenden des Formulars wird die Bestätigung auf einer Webseite angezeigt. Zusätzlich (aber das passiert nicht automatisch) können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren. Für beide gilt:

Hier kann man nicht nur formatierten Text eingeben, sondern auch die Formularfelder wiederverwenden, indem Sie auf {..} drücken!

{all_fields} sind alle Felder in einem Rutsch.

Bestätigung

Das ist die Webseite, die angezeigt wird, nachdem das Formular abgeschickt wurde.

Benachrichtigung (Mails aus Gravity Forms)

Warnung: ⚠️ Dies ist eine Quelle für SPAM, den die JGU in die Welt schickt! Handeln Sie verantwortungsvoll und halten Sie Formulare mit Benachrichtigungen, die automatisch Mails an externe Mailadressen verschicken nur für möglichst kurze Zeit aktiv. Müssen die Formulare dauerhaft aktiv sein, dann bauen sie eine Testfrage oder den Honeypot an!

So vermeiden Sie Spam

Verwenden Sie dies für alle öffentlich erreichbaren Formulare!

• • per Honeypot (Formular-Einstellungen → Formular-Optionen →Anti-Spam Honeypot)
  • Schalten Sie JGU Auth ein (wenn Ihre Besucher aus der JGU kommen)
  • reCAPTCHA: steht aus datenschutzrechtlichen Erwägungen nicht zur Verfügung. Das ZDV plant eine eigene SPAM-Abwehr für die JGU.
  • eigene Testfrage "Submit button / conditional logic"

An Emails senden muß ausgefüllt sein mit der Mailadresse des Ausfüllenden.

BCC vermeiden: dabei gibt es Rückverfolgungsprobleme, eben wegen der Blinden Kopie

Alle Mails haben den Absender webmaster@uni-mainz.de

Warnung: ⚠️ Was Sie beim Absender und Absendername schreiben, wird zentral durch die Werte webmaster@uni-mainz.de und Webmaster überschrieben.

Tipp: 💡verwenden Sie das Reply-To, um Antworten zu erhalten!

Mails aus Gravity Forms werden fälschlicherweise als SPAM erkannt

1) Überflüssige / Viele Leerzeilen werden immer als "böse" angesehen - lässt man die (überwiegend) weg, hat man schon meist sein Ziel erreicht
2) Das Reply-To ist auf eine andere Domain gesetzt, nämlich auf die Mailadresse des sich anmeldenden Benutzers, mithin oft wohl, wie hier, nicht auf eine Uni-Mainz-Adresse - wenn ein Reply-To gesetzt wird, wohl besser auf eine uni-mainz.de-Adresse (Absender und Adressat gehören dieser Domain an), oder am besten gar kein Reply-To setzen.

So verwenden Sie die Mail aus Gravity Forms weiter

Wollen Sie die Mail an sich selbst UND an den Ausfüllenden schicken und es soll beides bei An Email senden stehen, kopieren Sie die Feldadresse in das An Emails senden Feld hinein.

Beispiel :

1. Sie öffnen {..}
2. wählen den Feldnamen E-Mail aus.
3. Dann steht {E-Mail:3} in dem Feld. Der Wert ist abhängig von Ihrem Formular. In Ihrem Formular kann da also auch {Mailadresse:123} stehen!
4. Soll die Mail bei An Email senden stehen, dann schreiben Sie es, kommasepariert dort dazu.
5. In dem An Email senden Feld steht dann ihremailadresse@uni-mainz,de, {E-Mail:3}

Antwort an / Reply-To

Verwenden Sie das Antwort an (Reply-To) Feld, falls Sie die Benachrichtigungsmail an  sich selbst schicken und dann Antworten auf die Benachrichtigungsmail an den Ausfüller gehen sollen. (Klicken Sie auf {..} und wählen Sie das Mailfeld des Ausfüllenden aus.

Verwenden Sie das Antwort an (Reply-To) Feld, falls Sie die Benachrichtigungsmail an den Ausfüller schicken und dann Antworten auf die Benachrichtigungsmail selbst erhalten wollen.

Die gleiche Benachrichtigung an mehrere Mail-Adressen

Schreiben Sie bei "Senden an" →"E-Mail eingeben" und schreiben die Mailadressen, durch Komma getrennt hintereinander.

Beispiel: kontakt1@uni-mainz.de, kontakt2@uni-mainz.de

Wollen Sie die Mailadresse aus dem Formular verwenden, verwenden Sie das Feld BCC (Blind carbon copy) und wählen das Mailadressfeld über das Symbol {..} aus. Auch hier können Sie mehrere Mailfelder kommasepariert hinzufügen.

Um verschiedene Inhalte an mehrere Mailadressen zu verschicken, legen Sie eine weitere Benachrichtigung an.

Anders als im Gravity Forms Standard enthält ein neues Formular standardmäßig keine Benachrichtigung.

E-Mail abhängig von ausgewähltem Wert im Formular verschicken

Sie wollen Mails abhängig von einem Klappmenü verschicken.

1. Im Klappfeld bei Allgemein → Auswahlen bearbeiten → Optionen Werte anzeigen anhaken
2. tragen Sie die Mailadresse bei Werte ein
3. In der Benachrichtigung tragen Sie bei An E-Mails senden ein: {Name des Feldes:ID:value}
   Beispiel: Das Feld heißt Mein Feld, die ID ist 5, dann schreiben Sie {Mein Feld:5:value}

Daten auslesen

Im Dashboard → Formulare → Import/Export → Einträge exportieren → Wählen Sie das Formular, die gewünschten Felder und den gewünschten Datumsbereich aus und erhalten dann eine CSV-Datei

Daten in Excel einlesen

Die Reihenfolge ist wichtig, haben sie die csv-Datei direkt angeklickt, gehen alle Felder eines Eintrags in einer Zelle auf!

1. Öffnen Sie Excel
2. Öffnen Sie die csv-Datei (wird sie nicht angezeigt, bei Dateityp auf Alle Dateien wechseln.
3. Der Excel-Textkonvertierungs-Assistent startet
4. Wählen Sie bei Ursprünglicher Datentyp Getrennt
5. Haken Sie Die Daten haben Überschriften an, klicken Sie auf Weiter
6. Haken Sie bei den Trennzeichen Komma an, klicken Sie auf Weiter
7. Für jede Spalte legen Sie den Datentyp fest, Standard ist meist ok

Tipp: 💡 Beim Übertrag von Telefonnummern erhält man immer "Datensalat" in der Exceldatei. In der Excel-Formatierung Standard" versucht Excel, die Zahlenfolge als Nummer zu interpretieren. Da die Zahl sehr groß ist, wird sie auf wissenschaftliche Art dargestellt, also z.B. statt eine Billion, eine 1 mit 12 Nullen schreibt Excel 1E+12. Zellen mit solchen Zahlen markieren Sie und mit rechter Maus  → Zellen formatieren → Zahl → Null Dezimalstellen werden die Telefonnummern korrekt dargestellt.

• Angebot des Browsers, Formulare mit Adressdaten auszufüllen: im jeweiligen Feld bei Erweitert : Auto-Vervollständigung aktivieren anhaken und nach der Anleitung füllen.
  Beispiel: Vorname= given-name, Nachname= family-name, Anschrift address-line1 usw...

FAQ

• Links, Bilder und alles andrere bringen Sie im Feld HTML unter: Nehmen Siei den HTML-Block.
  ereiten Sie den Inhalt des HTML-Blocks in einer Webseite vor. Wechseln Sie dann in den Textmodus und kopieren Sie den formatierten Text (mit Links und allem) von dort.
  Da gehen auch Links, aber bitte nicht "für weitere Infos klicken Sie hier"  Sondern Weitere Infos zum Thema X. B
• Für das nachträgliche Sortieren braucht man manchmal ein vorausgefülltes Feld, welches die Ausfüllenden nicht ändern können sollen. Setzen Sie dazu ein einzeiliges Feld bei den → Erweiterten Feldeinstellungen → Sichtbarkeit auf: Administrative. Da dieses Feld nicht öffentlich angezeigt wird, müssen Sie etwaige Infos z.B. in der Formularbeschreibung unterbringen.
• Formular nur einmal ausfüllen: verwenden Sie die Eigenschaft keine Duplikate bei den Allgemeinen Einstellungen → Regeln eines Feldes. Ist der Wert bereits einmal in der Liste der Einträge vorhanden, wird das Formular nicht mehr akzeptiert.
  Um Ihren Benutzern das Abmelden von einer Anmeldung zu ermöglichen, sortieren Sie die Einträge am Ende nach dem Benutzernamen und verwenden nur den neuesten Eintrag.
• Telefonformat: auf jeden Fall international als Format auswählen.
• Eingaben nur in bestimmtem Format zulassen: In den allgemeinen Feldeinstellungen die Eingabemaske anhaken und Benutzerdefiniert wählen
  Beispiel Datum: 99.99.9999
  Beispiel Matrikelnummer (mindestens 7 und maximal 9 Zahlen): 9999999?99
• In der Rückgabe des Adressfelds wird die Adresse als Google-Map Link bereitgestellt: Map it!
• Liste von Auswahlen und eine Andere Auswahl dazu: dies gibt es bei den Radio-Buttons: in der Mehrfachauswahl den Haken bei "Andere" Auswahl aktivieren.
  Für andere Felder geht es auch, dann müssen Sie das selbst bauen:
  1. Legen Sie zb im Auswahlfeld eine Auswahl "andere" an.
  2. Legen Sie ein einzeiliges Feld "Andere Auswahl" an
  3. Aktivieren Sie in diesem Feld Bedingte Logik ein und blenden es nur dann ein, wenn im Auswahlfeld die Auswahl "andere" ausgewählt wurde.

Formulare zugänglicher machen

Mehr zur Barrierefreiheit auf Webseiten

Formular und Datenschutz

Sobald Sie persönliche Daten erheben, müssen Sie die zentrale Datenschutzerklärung der JGU (die im Fuß jeder Ihrer Seiten verknüpft ist) anpassen, indem Sie ergänzen, welche Daten Sie zu welchem Zweck und in welchem Zeitraum erheben:

• Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung: Nennen Sie das Formular und die persönlichen Felder bei "Umfang" bei Allgemeines zur Datenverarbeitung
• Zweck der Datenverarbeitung:. Beschreiben Sie den Grund für die Datenerhebung (das Ziel des Formulars). Als Richtschnur können Sie auch die Infos IV. Bereitstellung der Website s verwenden.
• Dauer der Speicherung
• Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Erläutern dort, inwieiweit für sie Möglichkeiten dafür einräumen, z.B. "Die Erfassung der genannten Daten ist für den Betrieb und die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerinnen und Nutzer keine Widerspruchsmöglichkeit." Dafür gibt es bei den Erweiterten Felder die Einwilligung
• Die Seite Datenschutz ist im Fuß jeder Seite automatisch verlinkt. So ändern Sie diesen Link im Fuß auf ihre eigene Datenschutzseite.
• Wichtig ist, dass der Nutzer des jeweiligen Formulars die notwendigen Informationen zu der Datenverarbeitung erhält. Ob Sie diese Information zum Formular oder zur Datenschutzerklärung schreiben, ist Ihnen überlassen. Beide Darstellungsvarianten sind möglich.

Zeitplan

Der 10.10.2023 ist das spätestmögliche Datum zur Abschaltung des Formulargenerators. Nachdem die Startseite der Uni Mainz, Presse und Magazin in das neue Layout umgezogen sind, ist das frühestmögliche Datum der Abschaltung.

Workshop-Termine

Der Workshop wird per BBB stattfinden an folgenden Terminen:

• Dienstag 28.2.23  16.00-17.00 Uhr
• Mittwoch 1.3.23 11.30-12.30 Uhr
• Freitag 3.3. 10.00-11.00 Uhr

Sie können an einem oder mehreren Terminen teilnehmen.