Einheitliches Verfahren zur Erhebung und haushalts- und kassenrechtlichen Abwicklung der Gebühren nach der Landesverordnung über die Einrichtung und Führung von Studienkonten

Wie in der gemeinsamen Besprechung am 13.05.2004 an der Universität Mainz mit den Vertretungen der Hochschulen vereinbart, wird nachfolgend das landeseinheitliche Verfahren zur Erhebung und Abwicklung der Zahlung von Gebühren nach der Studienkontenverordnung sowie zur Erhebung und Verteilung der Sozialbeiträge geschildert:

Die Studierenden sind aufzufordern, die Zahlung der Gebühr ausschließlich auf die Girokonten bei der Postbank oder bei der Bundesbank zu leisten, die zur Einzahlung der Sozialbeiträge/Studiengebühren für jede Hochschule eingerichtet sind.

Die Überwachung und Zuordnung der Geldeingänge erfolgt durch die Studierendensekretariate der Hochschulen durch Auswertung der täglichen Kontenauszüge (Online per MultiWeb/MultiCash (Postbank) oder per zugesandter Datei (Bundesbank)).

Die LHSK Mainz bucht die täglichen Einzahlungen auf diesen Girokonten in einer Summe beim Titel 389 21 (Sozialbeiträge) des jeweiligen Hochschulkapitels oder der Sonderrechnung (bei Globalhaushalten).

Jährlich zu den Stichtagen 15.05 und 15.11 sind die eingezahlten Studiengebühren durch die Hochschulen mittels Umbuchungsanordnungen dem zutreffenden Einnahmetitel des Landeshaushaltes (derzeit: 111 71 des Hochschulkapitels) zuzuführen. (Dieser Kassenanordnung ist eine Liste mit Nachname, Vorname und Betrag der EinzahlerInnen mit der sachlichen und rechnerischen Feststellung nach VV zu § 70 LHO beizufügen.Diese Kassenanordnung mit Anlage wird bei der Kasse als Rechnungsbeleg nach § 80 LHO aufbewahrt. (Diese Regelung galt bis einschließlich 31.12.2005 !))

Mit Erlass des Ministeriums der Finanzen vom vom 24. November 2005 wurde u.a. festgelegt, dass ab dem Haushaltsjahr 2006 die zahlungsbegründenden Unterlagen (Originale) mit den Feststellungsbescheinigungen bei den anordnenden Dienststellen verbleiben und dort zum Zwecke der Rechnungsprüfung aufzubewahren sind. Die oben erwähnte Liste ist daher ab dem Haushaltsjahr 2006 bei den Dienststellen auszubewahren.

Sofern bei den Hochschulen noch andere Einnahmen über die o.a. Girokonten erhoben werden (z.B. Säumnisgebühren, Kosten für Chipkarten o.ä.) sind diese ebenfalls zu den oben aufgeführten Stichtagen umzubuchen und der zutreffenden Verbuchungsstelle des Landeshaushaltes oder der Sonderrechnung bei Globalhaushalten zuzuführen.

Die LHSK Mainz verteilt anschließend die eingezahlten Sozialbeiträge an die Beitragsempfänger (Studentenwerk, AstA). Hierzu werden die Hochschulen gebeten, die Anzahl der Studierenden sowie den jeweils gültigen Aufteilungsschlüssel der Sozialbeiträge der LHSK schriftlich mitzuteilen.

Die Rückzahlung einer Gebühr erfolgt durch eine Auszahlungsanordnung; hierbei ist die Ausgabe beim Titel 111 71 des jeweiligen Hochschulkapitels -durch Absetzen von der Einnahme- zu verbuchen. Die Rückzahlung von Sozialbeiträgen ist -wie bisher- beim Titel 389 21 des jeweiligen Hochschulkapitels vorzunehmen.

Sofern die Zahlung einer Gebühr durch die LHSK Mainz im Wege des Verwaltungszwangsverfahren (mit vorherigem Mahnverfahren) beigetrieben werden soll, ist hierzu eine Annahmeanordnung unter Beifügung des entsprechenden Gebührenbescheides der Kasse zuzuleiten. Hierbei ist darauf zu achten, dass die jeweiligen Zahlungspflichtigen mit Übersendung der Annahmeanordnung an die Kasse gleichzeitig aufgefordert werden, den geschuldeten Geldbetrag auf das Hauptkonto der Landeshochschulkasse Mainz bei der Deutschen Bundesbank -Filiale Mainz- zu entrichten ! Bei Bedarf können die genauen Kontodaten unter der Telefonnummer: 06131/3936712 erfragt werden.